1. 项目背景与目标
1.1 项目背景
跟着企业规模有所扩大，以及管理变得精细化，传统办公用品采购模式面临着许多挑战：
采购申请环节依赖人工，审批环节依赖人工，询价环节依赖人工，下单环节依赖人工，报销等环节也依赖人工，流程长，效率低下，导致整个流程繁琐效率低 。
存在成本不透明的状况，这种情况难以进行有效控制，价格存在不统一的现象，分散采购的方式难以形成规模效应，致使采购成本处于高企状态，进而使得预算难以得到有效的管控。
采购过程，缺乏透明度，且无有效监督，存在灰色地带，导致合规性风险高，需管理合规性风险。
数据处于孤岛状态致使决策困难，采购数据分散于各个部门，无法构建成统一的数据视图，从而难以对管理决策起到支撑作用。
为把上面提到的痛点给解决掉，去构建一个将商品展示啦，在线交易啦，流程审批啦，供应商管理啦，数据洞察包含于一体的办公用品集采商城平台，这已然变成了企业数字化转型的必然要做出的选择。
1.2 项目目标
本方案意在借由数字化方式，塑造出一个具备高效特质、呈现透明状态、拥有智能属性的办公用品集中采购平台，达成以下关键目标：
达成降本增效要借助集中采购去显著地降低采购成本，要凭借流程自动化去显著地降低管理成本，以此提升采购效率。
保证合规透明，固化采购流程，达成全流程线上化，达成全流程可视化，以此确保采购过程的合规，以此确保采购过程的透明。
进行体验升级，给员工供应好像“淘宝/京东”那样能够提升他满意度的便捷购物体验。
数据来驱动，沉淀采购方面的数据，借由数据展开分析以及洞察，以此为成本控制，为预算制定，为供应商管理，提供决策方面的支持。
2. 平台核心价值
3. 平台总体架构设计
本平台采用分层架构设计，本平台采用微服务化架构设计，以此确保系统具备高可用性，以此确保系统具备高扩展性，以此确保系统具备高安全性。
表现层:
Web门户： 面向企业员工和管理员，提供PC端访问。
移动端App/小程序： 随时随地提交申请、审批、查询订单。
供应商门户： 供供应商管理商品、处理订单、对账结算。
应用/业务层:
用户中心： 统一身份认证、权限管理、组织架构管理。
商品中心，针对商品目录展开管理，有着价格策略，其中包含合同价以及市场价，还具备搜索与推荐功能。
采购中心，有采购流程引擎支持目录采购、询价采购、招标采购，还有审批流管理。
订单中心： 订单创建、状态跟踪、物流集成、收货确认。
供应商中心： 供应商入驻、资质审核、绩效考评、合同管理。
财务中心，负责对账管理，负责发票管理，负责支付管理，还要与ERP系统集成。
数据智能中心，有数据报表，有可视化驾驶舱，有智能分析这个项目，还有预测预警这一功能。
数据层:
核心业务数据，比方说储存交易，还有用户以及商品之类数据的那业务数据库，像MySQL和PostgreSQL 。
各业务系统数据被汇聚起来，形成数据仓库或数据湖，这些数据仓库或者数据湖用于分析以及挖掘，比如ClickHouse以及Snowflake 的情况 。
在商品搜索这方面，能够提供能力，是效率很高的那种，比如说像Elasticsearch这样的，属于搜索引擎 。
利用缓存以及消息队列，能够提升系统性能，还可以对服务进行解耦，就像Redis以及Kafka这样的组合 。
基础设施层:
云服务，是基于公有云来部署的，公有云比如阿里云、腾讯云、AWS这些，基于此来提供弹性计算。同时，它又是通过公有云或者基于私有云部署的方式，来提供存储的。并且，它还是基于公有云或者私有云部署，从而达到进行网络资源提供。
通过采用Docker以及Kubernetes也就是K8s来实现让应用能够快速部署并且具备弹性伸缩特性的这种方式，被称作容器化，。
具备网络安全保障，实施数据加密举措 ，进行访问控制操作 ，开展安全审计事务 ，此为全方位的安全体系保障 。
4. 核心功能模块详解
4.1 商品中心
电子目录： 支持图文、视频等多种商品展示形式。
可进行智能搜索，其支持多维度搜索，涵盖关键词、分类、品牌等方面，还能提供搜索联想并具备纠错功能。
价格策略，支持针对不同部门，设置专属价格，支持针对不同合同，设置专属价格，从而实现“千人千面”。
商品推荐： 基于采购历史和部门画像，智能推荐常用商品。
4.2 采购流程管理
可进行配置的审批流，能够通过可视化的方式，以拖拽的操作来配置多级审批流，还能配置并行审批流，又能配置条件审批流，从而适配不同企业的管理制度。
多种采购模式：
目录采购： 直接从商城下单，适用于标准化商品。
询价采购： 向指定供应商发起询价，在线比价后下单。
竞价采购： 发布采购需求，供应商在线反向竞价。
预算控制： 申请时实时校验部门预算，超预算自动预警或拦截。
4.3 订单与履约
有这么一种管理，它涵盖订单全生命周期，从处于待付款状态开始，接着是待发货状态，之后变为已发货状态，再往后是已签收状态，最终达成已完成状态，并且其状态会实时进行更新。
物流集成： 对接主流物流公司API，实时查询物流轨迹。
用于收货的管理工作，能够支持通过扫码的方式来进行收货，也支持批量收货操作，要是出现异常收货的情况，那么可以发起退换货的流程，，
4.4 供应商管理
供应商全生命周期管理，包含从注册开始，历经资质审核，再到签约，接着进行绩效评估，最后是淘汰，这一整个过程实现线上化。
绩效考评： 建立基于价格、质量、交期、服务的量化考评体系。
协同门户： 供应商可在线处理订单、确认发货、参与对账。
4.5 财务与结算
月结统一，支持企业同供应商约定一致的结算周期，比如是月结30天 。
自动对账： 系统定期自动生成对账单，供应商在线确认。
发票管理： 支持电子发票上传、查验、归集，并与订单关联。
ERP集成，能和企业现有的比如SAP、用友、金蝶这类ERP进行深度集成，实现凭证自动生成。
4.6 数据智能与报表
管控仪表盘，即时呈现采购总体概况，以及费用剖析情况，还有预算执行状况，以及供应商名次等关键数据。
多维度报表：提供按部门的自定义报表，提供按品类的自定义报表，提供按时间的自定义报表，提供按项目等多维度的自定义报表。
具备智能功能的预警机制，针对所出现存货数量未达阈值情况、预作费用超出既定额度情况、供应方履行约定出现异常状况等，实施智能预警。
5. 技术选型建议
6. 风险分析与应对
7. 总结
构建办公用品集采商城平台，这是一项系统性工程，它不单单是一个技术项目，更是一场管理变革，借助本方案的施行，企业会构建出一个把内部员工、外部供应商以及财务系统相连的数字化采购生态，用以最终达成降本、增效、合规、智能的战略目标，给企业的长远发展注入强劲动力。
